Ön mit tenne, ha holnap…
…egy vendég azt kérné, hogy adják ki számára az összes róla kezelt személyes adatot?
…egy korábbi vendég valamennyi adatának törlését kérné, miközben bizonyos adatokat jogszabály alapján továbbra is meg kell őrizni?
…téves címzettnek küldenének el egy vendéglistát vagy számlázási adatokat tartalmazó dokumentumot?
…illetéktelen személy férne hozzá a foglalási rendszerhez vagy egy kamerafelvételhez?
…egy vendég kifogásolná a kamera elhelyezését vagy a felvételek kezelését?
…új kamerát szeretnének telepíteni a parkolóban, recepción vagy egy közös használatú területen?
…új online foglalási rendszert, CRM-et, loyalty programot, marketing- vagy hírlevélrendszert vezetnének be?
…a NAIH megkeresné a szolgáltatót egy vendég adatvédelmi panasza miatt?
Ilyen helyzetekben már nem pusztán egy dokumentumra, hanem elérhető, folyamatos adatvédelmi szakmai háttérre van szükség.
A HostLegal Consulting ennek biztosítására nyújt folyamatos adatvédelmi támogatást, illetve azoknál a szolgáltatóknál, amelyeknél annak jogszabályi feltételei fennállnak, külső adatvédelmi tisztviselői – DPO – feladatellátást.
Mikor kötelező adatvédelmi tisztviselőt kijelölni?
A DPO-kötelezettséget nem önmagában a szálláshely mérete, szobaszáma vagy vendégforgalma határozza meg.
A GDPR alapján adatvédelmi tisztviselő kijelölése többek között akkor kötelező, ha a szervezet fő tevékenysége:
- az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelését teszi szükségessé,
- különleges személyes adatok vagy büntetőjogi adatok nagy számban történő kezelését foglalja magában,
- vagy a szervezet közhatalmi vagy közfeladatot ellátó szervként működik.
Egy apartman, vendégház, panzió vagy hotel tehát nem pusztán attól válik DPO-kötelessé, hogy sok vendégadatot kezel, kamerát használ vagy NTAK- és VIZA-adatkezelést végez.
A kötelezettséget minden esetben az adott szolgáltató tényleges adatkezelési gyakorlata alapján kell megítélni.
Szálláshely-szektorban mikor merülhet fel különösen a DPO-kötelezettség vizsgálata?
Szálláshely-szektorban mikor merülhet fel különösen a DPO-kötelezettség vizsgálata?
A kötelezettség felmérése indokolt lehet például:
- Nagyobb szálloda vagy szállodalánc esetében
Ha a szolgáltató kiterjedt kamerarendszert működtet, amely rendszeresen és nagy számban érinti a vendégeket vagy más érintetteket.
- Több telephelyes hotelcsoportnál
Ha a vendégadatokat központi CRM-, loyalty- vagy profilozási rendszerben kezelik, és a vendégek foglalási szokásait, preferenciáit vagy viselkedését tartósan és rendszeresen elemzik.
- Komplex resort vagy wellnesshotel esetében
Ha a szolgáltató működése során nagyobb volumenben olyan adatokat is kezel, amelyek különleges személyes adatnak minősülhetnek.
- Mobilalkalmazást vagy fejlett digitális rendszert alkalmazó szolgáltatónál
Ha geolokációt, profilozást, személyre szabott követést vagy más rendszeres megfigyelési megoldást alkalmaznak nagyobb érintetti körön.
- Összetett adatkezelési rendszerrel működő vállalatcsoportnál
Ha a foglalási, CRM-, loyalty-, marketing-, kamerás vagy más rendszerekből származó adatokat összekapcsolják és abból tartós vendégprofilokat alakítanak ki.
Ezek nem automatikusan jelentenek DPO-kötelezettséget, de olyan működési helyzetek, amelyeknél a kijelölési kötelezettséget külön érdemes megvizsgálni.
DPO vagy folyamatos adatvédelmi támogatás?
Külső adatvédelmi tisztviselő – DPO
Amennyiben a GDPR alapján adatvédelmi tisztviselő kijelölése kötelező, a HostLegal külső DPO szolgáltatás keretében biztosítja az adatvédelmi tisztviselői funkció ellátását.
A szolgáltatás tartalmazhatja:
- az adatvédelmi kötelezettségek teljesítésének folyamatos figyelemmel kísérését
- a vezetés és a munkatársak adatvédelmi tájékoztatását és szakmai támogatását
- az adatvédelmi dokumentáció és működési gyakorlat rendszeres felülvizsgálatát
- adatvédelmi hatásvizsgálatokkal kapcsolatos tanácsadást
- az érintetti jogok gyakorlásához kapcsolódó folyamatok támogatását
- adatvédelmi incidensek kezelésének szakmai támogatását
- együttműködést és kapcsolattartást a NAIH-val
- az adatvédelmi megfelelőséghez kapcsolódó belső kontroll támogatását
Folyamatos adatvédelmi szakmai támogatás
Azoknak a szálláshelyeknek is szükségük lehet rendszeres adatvédelmi háttérre, amelyeknél DPO kijelölése nem kötelező.
Ez különösen indokolt lehet, ha a szolgáltató:
- több munkavállalóval működik
- kamerarendszert alkalmaz
- saját foglalási vagy CRM-rendszert használ
- rendszeres marketingtevékenységet végez
- loyalty programot működtet
- több külső adatfeldolgozóval dolgozik
- több telephelyet vagy több szálláshelyet üzemeltet
- gyakran kezel érintetti kérelmeket vagy összetettebb adatvédelmi kérdéseket
Ebben az esetben a HostLegal folyamatos adatvédelmi compliance támogatást biztosít, DPO-funkció kijelölése nélkül.
Mit tartalmazhat a folyamatos adatvédelmi támogatás?
A szolgáltatás a szálláshely méretéhez, szervezeti struktúrájához és tényleges adatkezelési folyamataihoz igazodva tartalmazhatja:
- folyamatos adatvédelmi szakmai konzultáció biztosítását
- a meglévő adatvédelmi dokumentáció rendszeres felülvizsgálatát és aktualizálását
- új adatkezelések és új szolgáltatások adatvédelmi vizsgálatát
- kamerahasználattal kapcsolatos adatvédelmi kérdések támogatását
- érintetti kérelmek kezelésének szakmai támogatását
- adatvédelmi incidensek értékelését és kezelésük támogatását
- adatfeldolgozói kapcsolatok és szerződések adatvédelmi áttekintését
- új informatikai, foglalási, CRM-, loyalty- vagy marketingrendszerek adatvédelmi vizsgálatát
- munkavállalói adatkezelésekhez kapcsolódó szakmai támogatást
- szükség esetén érdekmérlegelési tesztek és egyéb adatvédelmi dokumentumok elkészítését
- adatvédelmi hatósági megkeresések kezelésének szakmai támogatását
Kiknek lehet különösen releváns?
A folyamatos adatvédelmi háttértámogatás hasznos lehet:
- nagyobb szállodák és hotelek számára
- panziók és többegységes szálláshely-szolgáltatók számára
- több telephelyet vagy több szálláshelyet működtető vállalkozások számára
- kamerarendszert alkalmazó szolgáltatók számára
- saját online foglalási, CRM- vagy loyalty rendszert működtető szolgáltatók számára
- rendszeres marketing- és hírlevéltevékenységet végző szolgáltatók számára
- összetettebb munkavállalói és adatfeldolgozói struktúrával működő szálláshelyek számára
Nem minden szálláshelynek ugyanarra van szüksége
Egy kisebb apartmannál vagy családi vendégháznál jellemzően nincs szükség folyamatos DPO-szolgáltatásra.
Egy nagyobb szálloda, több telephelyes szolgáltató vagy összetett adatkezelési rendszerrel működő vállalkozás esetében ugyanakkor már indokolt lehet a rendszeres adatvédelmi szakmai támogatás, és egyes esetekben a DPO-kötelezettség vizsgálata is.
A HostLegal Consulting ezért minden esetben a szálláshely méretét, szervezeti felépítését, alkalmazott rendszereit, adatkezelési folyamatait és tényleges kockázatait vizsgálja, és ehhez igazítja a szükséges támogatási szintet
Adatvédelmi háttér a mindennapi döntésekhez
Új kamerarendszer, foglalási rendszer vagy marketingmegoldás bevezetése? Vendégkérelem, adatvédelmi incidens vagy új adatfeldolgozó bevonása?
Az adatvédelmi megfelelőség számos olyan napi működési helyzetben jelenik meg, ahol már a döntés vagy változtatás előtt fontos a megfelelő szakmai kontroll.
A HostLegal Consulting folyamatos adatvédelmi támogatása abban segít, hogy ezek a helyzetek ne utólagos problémakezelést, hanem előre átgondolt és megfelelően dokumentált működési folyamatot jelentsenek.
Folyamatos szakmai háttér a biztonságos és tudatos adatkezeléshez!
